Nên sử dụng dịch vụ quản trị truyền thông trong hoàn cảnh như thế nào là hợp lý?

Đây có lẽ là câu hỏi mà rất nhiều nhà quản lý và chủ doanh nghiệp đang đặt ra đâu là thời điểm mà doanh nghiệp nên đầu tư nhiều vào dịch vụ quản trị truyền thông. Thông thường, khi xảy ra khủng hoảng truyền thông thì những dịch vụ này đã thực hiện rất tốt vai trò của mình. Tuy vậy, nếu như thị trường “sóng yên biển lặng” thì nên duy trì dịch vụ này như thế nào? Do vậy, bài viết này sẽ cung cấp những cơ sở để các nhà quản lý xem xét điều chỉnh khi cần thiết.

Quy mô

Quy mô doanh nghiệp được thể hiện ở số lượng nhân viên, cơ sở hoạt động, doanh thu hay thương hiệu được nhận biết cao,… là những tiêu chuẩn để đánh giá một doanh nghiệp đang hoạt động tốt hay không. Với những doanh nghiệp mà quy mô lớn thì việc sử dụng dịch vụ quản trị truyền thông là cần thiết và quan trọng. Cần lưu ý rằng, đối với những tổ chức kinh doanh này thì duy trì uy tín thương hiệu là yếu tố sống còn trong cạnh tranh.

Ví dụ, một nhân viên của hãng hàng không nổi tiếng đã đăng tải thông tin lên mạng xã hội than phiền về công việc phục vụ quá nhiều khách hàng gặp khó khăn trong di chuyển. Ngay lập tức, hãng hàng không này đính chính thông tin và ra quyết định tạm ngưng thời gian công tác của nhân viên đó.

Quy mô doanh nghiệp tăng dần là việc đi đôi với quản trị thương hiệu chặt chẽ hơn

Có thể thấy, một hãng hàng không thì yếu tố phục vụ tận tâm khách hàng phải luôn được đề cao. Đặt trường hợp khác, nếu một nhân viên là đại diện của thương hiệu có những hành động như thế thì đã làm giảm đi giá trị của doanh nghiệp rất nhiều lần. Nếu không có những kế hoạch quản trị truyền thông hay tư vấn thì có khả năng cao là hãng hàng không đã mất đi không ít sự yêu thích trong lòng người tiêu dùng. Qua đó, quy mô doanh nghiệp càng lớn, mức đầu tư cần sử dụng dịch vụ quản trị càng cao.

Tăng trưởng ngành

Tiếp đến là những dự báo về tăng trưởng của lĩnh vực kinh doanh, ngành nghề hoạt động của doanh nghiệp. Các nhà quản lý khi xem xét những thông tin thị trường được báo cáo, việc các dự đoán xu hướng tiêu dùng giảm, tình hình kinh tế vĩ mô tiêu cực khiến tốc độ tăng trưởng bị chững lại. Nên những hoạt động xúc tiến thương mại hoặc đội ngũ bán hàng gặp khó khăn trong gia tăng doanh số. Lúc này những điều cần làm đó là giảm đi những chi tiêu không cần thiết nhằm giữ mức lợi nhuận chấp nhận được.

​

Tăng trưởng ngừng lại khiến doanh nghiệp phải cơ cấu lại chi phi cho hiệu quả

Cụ thể, nếu doanh nghiệp buộc phải cắt giảm đi số lượng quảng cáo, các chi phí tiếp thị về truyền thông, phát triển nội dung trong nội bộ doanh nghiệp. Họ có thể chuyển giao các chức năng này sang các bên cung cấp hỗ trợ quản trị truyền thông nhằm giảm tải bớt khối lượng nhiệm vụ. Dù với mục đích là thu hẹp phạm vi, nhưng với hoạt động quản trị truyền thông thì vẫn khuyến khích doanh nghiệp tiếp tục duy trì, theo dõi và báo cáo do 2 nguyên nhân sau.

Thứ nhất, nếu như trên các phương tiện truyền thông đột nhiên xuất hiện một tin tức không hay và tiêu cực đến thương hiệu thì khả năng phản ứng và sự chủ động vẫn còn trong tầm kiểm soát do vẫn duy trì giám sát và thời gian xử lý được rút ngắn. Thứ hai, nếu như mọi việc vẫn hoạt động ổn định thì những số liệu thu thập được từ khách hàng vẫn sẽ được tiếp tục lưu trữ và phân tích, chuẩn bị những chiến lược kinh doanh mới khi kinh tế phục hồi trở lại.

Duy trì quản lý truyền thông giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ những cuộc trò chuyện xã hội

Nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp

Cuối cùng, các nhu cầu sử dụng dịch vụ mà doanh nghiệp nên chú trọng là gì? Nếu doanh nghiệp chỉ cần về quản trị danh tiếng trên mạng xã hội, còn về thu thập số liệu hoặc phân tích được giao cho bộ phận khác đảm nhận. Lúc này, các nhà quản lý có thể tự tin giảm đi số tiền đầu tư, thay vì sử dụng toàn bộ gói dịch vụ cung cấp thì lựa chọn những nhu cầu cơ bản, thiết yếu hoặc không có chuyên môn từ đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ giúp tiết kiệm đáng kể nguồn chi phí đang rất hạn hẹp.

Trước khi lựa chọn,doanh nghiệp có thể thực hiện những đánh giá về điểm mạnh, điểm yếu về chuyên môn trong lĩnh vực truyền thông của mình. Nếu có quá nhiều điểm yếu thì có thể cân nhắc tìm kiếm đơn vị để biến thành cơ hội, hạn chế những thách thức.

Tổng kết

Qua bài viết này, các nhà quản lý đã có những cơ sở thông tin nhất định để quyết định về cân bằng các khoảng đầu tư chi phí cho những quy trình hoạt động. Ưu điểm của việc sử dụng dịch vụ quản trị truyền thông có thể giúp ích khi doanh nghiệp xảy ra khủng hoảng và kế hoạch xử lý không hiệu quả thì việc nhận cố vấn, hỗ trợ là cần thiết. Tuy vậy, nếu trong thời điểm ổn định thì xem xét thu hẹp gói dịch vụ là một giải pháp giúp tiết kiệm chi phí đáng kể.

>>Xem thêm: Top kinh nghiệm quản trị truyền thông cho các doanh nghiệp