Quan trị truyền thông Doanh nghiệp là việc sắp xếp kế hoạch và thực hiện các hoạt động truyền thông theo trình tự, các bước cụ thể, rõ ràng. Đây là quá trình giao tiếp với các đối tượng nhân viên, khách hàng, báo chí, đối tác, nhà đầu tư, Chính phủ. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về cách quản trị truyền thông đơn giản, dễ thực hiện trong bài viết này!
Các bộ phận của truyền thông Doanh nghiệp
1. Truyền thông trong nội bộ công ty
Các công cụ giao tiếp thường được dùng là memo, email, website, zalo, google meet,… và đối tượng tiếp nhận là toàn thể nhân viên trong tổ chức. Mọi người có thể gặp gỡ trực tiếp để nói chuyện hoặc trong những bài phát biểu trong cuộc họp, tiệc,… Mục đích của truyền thông nội bộ là tạo sự kết nối, gắn kết trong tập thể, cùng nhau phát triển lâu dài. Sự tương tác nhận định trên 4 chiều: Lãnh đạo với nhân viên, nhân viên với lãnh đạo, nhân viên với nhân viên, nhân viên với Doanh nghiệp.
Kênh truyền thông nội bộ là email, memo,…
2. Truyền thông bên ngoài Doanh nghiệp
Công ty sẽ dùng các phương tiện truyền thông để thực hiện các chiến lược, chiến dịch quảng bá thương hiệu như báo chí, social media, bảng billboard, catalog, poster, brochure,… thu hút các đối tượng công chúng. Hoạt động xã hội là một cách truyền thông hữu hiệu tạo nên hình ảnh tốt đẹp nhất cho Doanh nghiệp như thiện nguyện, góp cây trồng rừng, hỗ trợ các gói học bổng,… Chiều tương tác của truyền thông bên ngoài tổ chức là giữa công ty với công chúng, Chính phủ, đối tác; công chúng với công chúng; công chúng với công ty.
Những lợi ích mà Doanh nghiệp có được
- Giao tiếp hiệu quả giúp tổ chức tạo thành một khối đoàn kết thống nhất. Truyền tải thông điệp tới toàn bộ nhân viên chính là truyền thông nội bộ sẽ gầy dựng được văn hóa công ty, truyền thông bên ngoài tốt sẽ định hình hình ảnh và thương hiệu của Doanh nghiệp.
Giao tiếp hiệu quả giúp tổ chức đoàn kết
- Thương hiệu có được giá trị dài hạn lâu bền thông qua các chiến lược, chiến dịch truyền thông sẽ quảng bá hình ảnh, sản phẩm dịch vụ của Doanh nghiệp cho công chúng và nhóm đối tượng khách hàng tiềm năng. Nhờ đó, tổ chức sẽ có được sự tin tưởng của cộng đồng và các khách hàng trung thành và phát triển hơn trên con đường kinh doanh.
- Thu hút khách hàng lựa chọn trải nghiệm sản phẩm. Hơn nữa là truyền thông còn định hướng thị hiếu người tiêu dùng nếu các thông điệp truyền tải hay, thú vị, ý nghĩa, giải trí.
Cách quản trị truyền thông Doanh nghiệp
Bước 1: Xác định rõ mục tiêu rõ ràng
Đây bước đi quan trọng đầu tiên mà các Doanh nghiệp phải thực hiện bởi việc này sẽ ảnh hưởng đến tính hiệu quả của các chiến dịch truyền thông, chi phí dự trù để thực hiện. Tùy vào từng tệp khách hàng khác nhau sẽ có các định hướng cho từng sản phẩm và dịch vụ phù hợp. Từ đó Doanh nghiệp mới đưa ra được các phương pháp tiếp cận họ hiệu quả nhất.
Bước 2: Chỉ định người chịu trách nhiệm chính
Người chịu trách nhiệm chính sẽ là người giám sát và quản lý toàn bộ dự án được triển khai dựa trên chiến lược truyền thông. Nhà lãnh đạo cần phải chọn được leader có các yếu tố sau để đảm nhận:
- Tư duy tốt, có khả năng sáng tạo và đưa ra được các ý tưởng khả thi để thực hiện dự án.
- Kỹ năng viết lách tốt để đảm bảo các hoạt động content marketing.
- Kỹ năng nghiên cứu thông tin và phân tích số liệu để lập báo cáo, cũng như nắm bắt được xu hướng và đánh giá các rủi ro.
- Một số kỹ năng khác như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, xử lý vấn đề, khả năng lãnh đạo,…
Bước 3: Tạo lộ trình thực hiện
Doanh nghiệp và người phụ trách chính sẽ phải xây dựng các kế hoạch chi tiết cho toàn bộ hoạt động truyền thông. Chẳng hạn như đảm bảo được mục tiêu dựa trên tiêu chí SMART, xác định các vấn đề, phân tích các rủi ro để lường trước các khó khăn, đặt ra backup plan, xây dựng tiêu chí đánh giá cho kế hoạch,…
Bước 4: Dự kiến ngân sách
Doanh nghiệp cần phải có bảng dự trù kinh phí cho hoạt động truyền thông để cân đối các khâu và quyết định chi tiêu phù hợp. Vì vậy mà người phụ trách chính cần phải lập rõ các chi tiết trong từng hoạt động với chi phí cần sử dụng là bao nhiêu để Doanh nghiệp xem xét và chuẩn bị.
Cách quản trị truyền thông Doanh nghiệp – Dự kiến ngân sách
Bước 5: Triển khai các hoạt động
Bước cuối cùng là triển khai các hoạt động theo kế hoạch được duyệt. Điều lưu ý cho mọi Doanh nghiệp là cần thường xuyên đánh giá kế hoạch để nhìn thấy các kết quả cũng như những hạn chế để khắc phục nhanh chóng. Doanh nghiệp có thể cân nhắc hợp tác với đơn vị Kompa để được hỗ trợ dịch vụ Campaign Measurement – theo dõi và đo lường hiệu quả của chiến dịch.
Tổng kết
Đọc đến đây hi vọng bạn đã có thêm được những kiến thức bổ ích và có thể áp dụng thực tiễn về cách quản trị truyền thông Doanh nghiệp. Hãy cân nhắc sử dụng các dịch vụ truyền thông hiệu quả của Kompa để hoạt động kinh doanh của tổ chức được tối ưu.
>>Xem thêm: Hướng dẫn quản trị truyền thông đa kênh
